Como funciona agora — e as três coisas que dependem de vocês
Quase todo o caminho do paciente passou a acontecer sozinho: ele entra no quadro, é lembrado da consulta, a sessão é dada como realizada e o pacote é descontado. Sobraram três coisas para a equipe fazer — e são justamente as que precisam de uma pessoa pensando.
As três coisas que dependem de vocês
Se estas três estiverem certas, o resto acontece sozinho.
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Quando o paciente fechar, mover o card para “✅ CONSULTA MARCADA”
Esse arrastar é o gatilho de tudo. A partir dele o card sai da captação sozinho e entra no quadro de pacientes. Só mova quando ele realmente fechou — ter data marcada não é a mesma coisa que ter fechado.
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Marcar o pagamento: “Pago” ou “Pendente”
É a informação mais importante do dia. “Pago” faz a psicóloga ser avisada na hora. “Pendente” faz o pedido de pagamento entrar junto com o lembrete. Deixar em branco faz o sistema não falar de dinheiro com ninguém — nem cobrar, nem dizer que está pago.
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Se o paciente faltou, avisar arrastando o card
O sistema parte do princípio de que a sessão aconteceu, porque é o que acontece quase sempre. Se alguém não compareceu, arraste o card de “🟢 Consulta Realizada” para “Em reagendamento”. Vocês têm até a manhã seguinte — até lá a sessão ainda não foi descontada do pacote.
A dinâmica, do começo ao fim
O caminho que todo paciente percorre. Repare em quantos passos já não precisam de ninguém.
- sozinho
O paciente chega e conversa
Pelo Doctoralia ou pelo WhatsApp. A assistente atende, tira dúvidas e ajuda a escolher profissional e horário.
- a equipe faz
Fechou → mover para “✅ CONSULTA MARCADA”
É o único momento em que alguém precisa dizer ao sistema que o paciente é paciente.
- sozinho
O card entra no quadro de pacientes
Com a psicóloga já preenchida. Se o pagamento estiver como Pago, ele entra em “✅ Agendado · pagamento CONFIRMADO” e a psicóloga é avisada no WhatsApp dela na mesma hora. Senão, entra em “Agendado · pagamento PENDENTE”.
- sozinho
O paciente é lembrado
Um dia antes e duas horas antes. Se a consulta for na segunda-feira, o aviso sai na sexta — no fim de semana ninguém da clínica resolve pagamento. Se o pagamento estiver pendente, o pedido vai junto.
- sozinho
Três horas depois do horário, a consulta é dada como realizada
O card vai para “🟢 Consulta Realizada” sem ninguém mexer.
- só se faltou
Faltou? Arraste para “Em reagendamento”
Até a manhã seguinte. Se ninguém mexer, o sistema entende que a sessão aconteceu.
- sozinho
A sessão é descontada do pacote
Na manhã seguinte. Se ainda sobram sessões, o card volta para “Paciente ativo”. Se o pacote acabou, vai para “Quer nova sessão”.
- sozinho
Quem some vai sendo separado
Sem sessão nova marcada: 7 dias em “Quer nova sessão” · 14 dias em “Em risco” · 30 dias em “Inativo”. Assim ninguém se perde de vista.
- sozinho
Marcou de novo? Volta para o começo
Assim que aparece uma sessão nova na agenda, o card volta sozinho para “Agendado” — e o ciclo recomeça.
O que cada coluna quer dizer
| Coluna | Significa |
|---|---|
| Agendado · pagamento PENDENTE | tem sessão marcada, o pagamento ainda não consta |
| ✅ Agendado · pagamento CONFIRMADO | pagou — foi esta entrada que avisou a psicóloga |
| 🟢 Consulta Realizada | a sessão aconteceu; fica aqui até a sessão ser descontada |
| Paciente ativo | em acompanhamento, ainda com sessão no pacote |
| Quer nova sessão | precisa marcar a próxima (ou o pacote acabou) |
| Em reagendamento | faltou ou pediu para remarcar |
| Em risco | duas semanas sem sessão e sem marcar |
| Inativo | um mês sem voltar |
· Apagar as anotações dos cards que começam com [LEMBRETE], [AVISO], [PRESENÇA] ou [SESSÃO] — é por elas que o sistema sabe o que já fez. Apagar faz o paciente receber a mesma mensagem de novo.
· Deixar card parado em “🟢 Consulta Realizada” esperando alguém: ele segue sozinho.
· Mover para “✅ CONFIRMADO” sem o pagamento realmente confirmado — a psicóloga vai ser avisada de que fechou.
Como as mensagens chegam
O texto exato que sai hoje. Nenhuma delas pede para o paciente confirmar a presença — a partir de 24h antes o horário já é dele, então não há o que confirmar.
Um dia antes, quem já pagou
Um dia antes, com pagamento pendente
Duas horas antes
O aviso que a psicóloga recebe no WhatsApp dela
Onde estamos
| O que | Situação |
|---|---|
| O card entrar no quadro de pacientes sozinho | funcionando |
| Aviso à psicóloga quando o paciente paga | funcionando |
| Cópia de todos os avisos para a Sarah | funcionando |
| Lembrete de 1 dia e de 2 horas | funcionando |
| Aviso na sexta para consulta de segunda | funcionando |
| A consulta ser dada como realizada sozinha | funcionando |
| A sessão do pacote ser descontada | funcionando |
| Separar quem está sumindo (7 / 14 / 30 dias) | funcionando |
| Mensagem para quem sumiu, convidando a voltar | aguardando o WhatsApp aprovar |
| Pagamento entrar sozinho, sem alguém marcar | depende do link de pagamento |
O que ainda depende de vocês
Marcar o pagamento — é o que destrava o resto
Hoje o campo de pagamento fica em branco na maior parte dos cards. Enquanto for assim, a psicóloga só é avisada quando alguém marca “Pago” na mão, e o pedido de pagamento não sai para ninguém. Quando a clínica passar a usar um link de pagamento que avisa sozinho, isso deixa de depender de gente — é a maior melhoria que ainda está na mesa.
O WhatsApp de algumas psicólogas
O sistema já sabe avisar Beatriz, Sônia, Bruna, Viviane, Juan e Sarah. Para as demais, o aviso ainda cai na Sarah. Basta nos passar o número de cada uma.
Preencher a profissional no card
Quando o campo da psicóloga fica vazio, o aviso não chega em quem atende. É o campo que mais vale a pena conferir antes de mover o card.