O que passou a funcionar sozinho — e o que a equipe faz a partir de hoje
Três coisas que antes dependiam de alguém lembrar agora acontecem automaticamente. Em troca, a equipe precisa manter três informações sempre preenchidas. É isso que esta página explica.
O que passou a acontecer sozinho
Ninguém precisa fazer nada para isso funcionar.
A psicóloga é avisada quando o paciente fecha
Quando o pagamento é confirmado, a psicóloga recebe no WhatsApp dela o nome do paciente, o telefone, quando é a sessão e se é online ou presencial. A Sarah recebe uma cópia de todas.
O paciente é lembrado da consulta
Dois dias antes, um dia antes e duas horas antes. E se a consulta é na segunda-feira, o aviso sai na sexta — no fim de semana ninguém da clínica consegue confirmar nada.
Quem não pagou recebe o pedido junto
No mesmo lembrete vai o link de pagamento. Quem já pagou não recebe cobrança nenhuma.
Um lugar só para acompanhar quem já é paciente
Depois que fecha, o paciente sai da parte de captação e passa a viver num quadro próprio, onde dá para ver quem tem sessão marcada, quem falta pagar e quem está sumindo.
O que a equipe precisa fazer
São três informações. Se elas estiverem certas, todo o resto acontece sozinho. Se faltar uma, a mensagem sai errada ou não sai.
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Quando o paciente fecha, mover o card para o quadro de pacientes
Se ele já pagou, colocar na coluna “Agendado · pagamento CONFIRMADO”. Se ainda não pagou, na coluna “Agendado · pagamento PENDENTE”. Essa escolha é a mais importante do dia: é a coluna de confirmado que avisa a psicóloga.
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Preencher sempre três campos
Psicóloga, Data da Consulta e Status do pagamento. O sistema vai cobrar esses três de você na hora de mover para confirmado — de propósito.
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Pagamento: “Pago” ou “Pendente”. Nunca vazio
Deixar em branco faz o sistema não cobrar — para não constranger quem já pagou. Então quem não pagou precisa estar marcado como pendente, senão nunca recebe o pedido.
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No fim do dia, marcar quem compareceu
Depois que as consultas encerram, mover os cards para “Consulta Realizada” e depois de volta para “Paciente ativo” se ainda houver sessão no pacote. É essa passagem que dá baixa na sessão.
Como as mensagens chegam
Exemplos reais do que o paciente lê.
Um dia antes, quem já pagou
Um dia antes, quem ainda não pagou
O aviso que a psicóloga recebe
Onde estamos
| O que | Situação |
|---|---|
| Aviso à psicóloga quando fecha | funcionando |
| Cópia de todos os avisos para a Sarah | funcionando |
| Lembrete de 2 dias, 1 dia e 2 horas | funcionando |
| Aviso na sexta para consulta de segunda | funcionando |
| Pedido de pagamento dentro do lembrete | funcionando |
| Data da consulta do Doctoralia entrando sozinha | funcionando |
| Lembrete para quem não escreveu para a clínica há mais de um dia | aguardando o WhatsApp aprovar |
| O card ir para o quadro de pacientes sozinho | liga quando a equipe estiver segura |
O que ainda depende de vocês
O WhatsApp de algumas psicólogas
Hoje o sistema sabe mandar o aviso para Beatriz, Sônia, Bruna, Viviane, Juan e Sarah. Para as demais, o aviso ainda cai na Sarah. Basta nos passar o número de cada uma e resolvemos.
Marcar o pagamento também na captação
Hoje o campo de pagamento quase nunca é preenchido antes do paciente virar paciente. Enquanto for assim, todo card chega como “pendente” e a psicóloga só é avisada quando alguém confirmar na mão.